ch empfehle eine andere Vorgehensweise, wenn es dir darum geht, etwas in der Hand zu haben. Schreib deinem Ford-Händler eine Mail, ein Brief o.ä., in dem du fest hältst, was Ihr besprochen habt. So etwa: "Sehr geehrter Herr FFH, unser Gespräh vom XX.XX.2021 halte ich wie folgt fest: 1. Auf meine Beschwerde ... usw usw.".
Wenn er nicht reagiert, gilt Schweigen als Zustimmung. Wenn er reagiert, hast du auch was in der Hand.
Bei der Frage, wie du ihn anschreibst, kommt es darauf an, wie sehr du ihm vetraust. Er kann ja immer behaupten, nichts von dir erhalten zu haben ... Alle Formen haben ihre Schwächen (bis auf die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher, aber das ist dann schon ein heftiges Mittel). Ich selber nutze gerne Fax, rufe anschließend an und frage nach, ob das Fax einwandfrei angekommen ist;den Namen der angerufenen Person notiere ich mir. Ebenso kann man das auch bei Versand mit Mail machen.